Devo essere onesto, è da un po' che volevo scrivere un articolo su questo argomento. Diciamo che la situazione attuale mi ha dato la spinta finale e spero che questo blog sia un supporto efficace per chi tra voi si è trovato improvvisamente a partecipare a molti online meetings in inglese.
In questi anni nei nostri programmi Speak abbiamo incontrato tanti Learner che ci hanno parlato della loro poca disinvoltura, per non dire della loro fobia, a partecipare a videoconferenze o chiamate via internet in inglese.Questo è assolutamente comprensibile. Parlare di persona è molto più facile perché il messaggio viene compreso meglio: puoi basarti sul linguaggio del corpo, il tono e la mimica dell’interlocutore, gli stessi segnali che invece non sono così chiari quando si parla via internet. Talvolta parlare via internet è addirittura più difficile che parlare al telefono; al telefono i confini sono chiari e non sfocati, la voce dell’interlocutore è l’unica cosa su cui devi concentrarti e ci sono pochi altri fattori (linea disturbata a parte) che influiscono sulla comunicazione. Anche se limitate, le regole quando si parla al telefono sono più chiare. Le teleconferenze si collocano tra questi due estremi, e probabilmente è questo che le rende più difficili per te e il tuo interlocutore.
È un classico: uno scambio di mail per fissare il meeting, l’incontro online sembra ad entrambi una buona idea ma appena l’appuntamento si avvicina, inizi a preoccuparti e, 5 minuti prima, non fai altro che pensare ad una scusa per disdire: potrei dare la colpa alla linea internet lenta… no meglio ancora, non c’è linea!
Ma non è così che deve essere! Certo anche qui a Speak, come per altre centinaia di persone e aziende in Italia e nel resto del mondo, le riunioni online a cui partecipiamo sono aumentate moltissimo nelle ultime settimane. Per noi non era una novità ma ci siamo trovati di fronte a nuove sfide da superare e, in generale, a guardare le nostre comunicazioni online da una prospettiva nuova.
Chi tra voi lavora regolarmente con clienti, fornitori o colleghi che sono di base all'estero, potrebbe aver già una certa esperienza con le conference call in inglese, ma c’è sempre un margine di miglioramento e, in questi momenti particolari e difficili, ci sono molte persone che non hanno altra scelta se non connettersi ad internet e comunicare in inglese, magari per la prima volta o sicuramente molto più spesso di prima.
Questo articolo parte da queste considerazioni e ti fornirà una serie di suggerimenti ed espressioni inglesi che nelle prossime settimane renderanno i tuoi meeting in inglese un po' più facili.
Come suggerito in un blog pubblicato qualche mese fa che ti forniva le migliori strategie per gestire le telefonate in inglese, la preparazione è la chiave di tutto. Seguire pochi semplici passi può esserti davvero utile e renderà la tua esperienza meno stressante. Ecco a te una guida step by step e 100 frasi in inglese per prepararti al prossimo online meeting o conference call!
1) Assicurati di essere aggiornato sull'ordine del giorno
Sembra ovvio, ma vale la pena di fermarsi a riflettere un attimo. Sai di cosa si discuterà e qual è l’obiettivo del meeting? C’è un ordine del giorno che è stato fissato prima della riunione? Se c’è un elenco di cose che dovrete discutere, seguire la riunione sarà sicuramente più semplice. Non aver paura di chiedere al tuo interlocutore, se gli è possibile, di stilare l’ordine del giorno in anticipo e non preoccuparti se sembra ovvio o troppo breve: ti aiuterà a prestare più attenzione e renderà più logico lo svolgimento della riunione.
2) Conosci I tuoi interlocutori
Conosci tutti i partecipanti alla riunione, da dove vengono e come preferiscono essere chiamati? Questo eviterà l’imbarazzo iniziale o eventuali gaffe. Controlla l'elenco degli invitati (nel caso di una conference call) e assicurati di ricordare i nomi dei partecipanti.
3) Qual è il tuo ruolo?
Sai se dovrai dire qualcosa durante l'incontro? Se già sai cosa ti sarà chiesto di esporre, ad esempio un breve aggiornamento sul tuo dipartimento o una relazione sullo stato di avanzamento del tuo progetto, assicurati di “ripassare” ciò che hai intenzione di dire prima della riunione. Tieni a mente le espressioni e le frasi più importanti. Scrivi un elenco delle parole chiave a cui puoi fare riferimento durante la riunione.
4) Comprendere le cose
Le conference call sono impegnative non solo per ciò che devi dire o per gli ostacoli tecnici, ma anche perché comprendere i tuoi interlocutori può essere estremamente difficile - specialmente quando ci sono molti partecipanti, dei fastidiosi rumori di fondo, quando le persone non parlano chiaramente o parlano troppo in fretta. Se sai già che parteciperai regolarmente a delle conference call, prova a fare pratica di ascolto utilizzando le risorse online di BBC 6 Minute English o guardando una serie su Netflix. Dai un'occhiata qui per un elenco di risorse che potrebbero fare al caso tuo.
5) Tecnologia e contesto
Preparati il meeting in anticipo – questo consiglio non viene mai ripetuto abbastanza – sii pronto più o meno 10 minuti prima, per avere il tempo di testare le impostazioni audio e video, magari fare una chiamata di prova per vedere se tutto funziona correttamente, se lo sfondo va bene, troppo scuro o troppo luminoso. Assicurati di essere in uno spazio in cui non verrai interrotto da altri colleghi o, magari dai tuoi familiari. Non vuoi finire interrotto come questo povero giornalista della BBC… l’intervista è stata trasmessa in live streaming con milioni di spettatori!
Ci sono molte app e programmi usati per i meeting online (Cisco, Zoom, Google, ecc…) e si assomigliano un po' tutte. Ognuna ha i suoi pro e contro, ma ciò che cambia sono i comandi che sono organizzati in modo sempre diverso. Sai dove sono le impostazioni audio e video? Trovale e arriva alla call preparato. Poi, sai come accedere al meeting? Leggi attentamente l'e-mail di invito e clicca sul link che ti è stato inviato, ma prima controlla se hai bisogno di un codice o di una password per accedere alla meeting room.
E se una volta collegato temi che la conversazione possa diventare imprevedibile, Speak viene in tuo soccorso! Abbiamo preparato per te un contenuto scaricabile, che trovi al link qui di seguito, con ben 100 frasi utili per un meeting in inglese divise per categoria:
1) Presentazioni iniziali
2) Controllare che gli altri siano in linea
3) Stabilire delle regole
4) Avvio della chiamata
5) Problemi tecnici e soluzioni
6) Condivisione dello schermo
7) Gestione della conversazione
8) Concludere la chiamata
9) Organizzare una chiamata futura
Non dimenticare che le teleconferenze e le riunioni online non servono per fare agli altri un’ottima impressione o per rubare la scena e far vedere a tutti quanto parli bene in inglese: l'obiettivo è condividere informazioni, idee e strategie nel modo più concreto e chiaro possibile. L'uso di frasi semplici ed efficaci sarà apprezzato da colleghi e superiori e renderà le cose molto più facili per tutti.
Quindi per tenere sotto controllo lo stress che ti assale prima della tua prossima conference call in inglese ricorda di seguire questi passi:
1) Arriva preparato, controlla l’ordine del giorno
2) Controlla chi sono gli altri partecipanti e memorizzane i nomi
3) Pensa a quello che dovrai dire e fai un po' di pratica
4) Fai quanta più pratica di listening possibile
5) Controlla che tutto funzioni bene e assicurati di sapere come accedere al meeting
E per concludere, non dimenticarti che le conference call sono difficili per tutti, indipendentemente da quale sia la tua prima lingua o dal tuo livello di inglese. Nessuno si aspetta che tu sia perfetto e che tutti comprendano i limiti della tecnologia. Ma i tempi cambiano e, mai come adesso, bisogna adattarsi ed evolvere. Buona fortuna e con un po' di pratica, non avrai nessun problema a comunicare in inglese via internet con la stessa sicurezza che hai nella vita di tutti i giorni!
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